SABA CIREBON - Payroll software merupakan salah satu software bisnis yang kini banyak dicari oleh pengusaha, terlebih dengan semakin menjamurnya bisnis baru, start up hingga UMKM.
Tentunya setiap usaha maupun bisnis perusahaan akan mempunyai pekerja atau karyawan di dalamnya yang akan digaji.
Dengan semakin besar dan banyaknya karyawan yang dimiliki akan membuat sistem payroll atau penggajiannya lebih rumit dan kompleks.
Hal ini tentu akan menyulitkan bila masih dikerjakan secara manual, selain itu pengerjaan secara manual juga rentan mengalami kesalahan dalam perhitungannya.
Namun seiring dengan perkembangan teknologi yang kian pesat masalah tersebut dapat diatasi dengan payroll software.
Tentu secara umum kita sudah tahu tentang software tersebut, namun apa sajakah manfaatnya untuk perusahaan serta tips memilihnya? Berikut pembahasannya untuk Anda.
Baca Juga: Gelombang Panas Timbulkan Kebakaran Besar Hutan dan Perumahan di London
Mengenal Payroll Software Serta Manfaatnya
Payroll software sendiri merupakan sebuah perangkat lunak yang akan memudahkan perusahaan dalam menghitung gaji setiap karyawan di dalamnya.
Berbagai komponen gaji seperti absensi atau kehadiran, tunjangan, insentif, BPJS, pajak / PPh ps 21, uang makan, dsb dapat dihitung secara otomatis menggunakan software ini.
Umumnya software seperti ini akan terintegrasi langsung dengan software lainnya seperti aplikasi absensi dan software HRD.
Dengan begitu nantinya semua komponen yang ada pada gaji karyawan akan dihitung secara otomatis oleh software sehingga dapat menghilangkan kesalahan dalam perhitungan.
Baca Juga: Keluarga dan Kerabat Sambut Gembira Kepulangan Habib Riziek
Manfaat Penggunaan Payroll Software Pada Perusahaan
Payroll atau penggajian yang telah dilakukan menggunakan software khusus akan lebih mudah dan memberikan banyak manfaat dibandingkan dengan cara konvensional.
Beberapa manfaat yang akan didapatkan perusahaan dengan menggunakan payroll software adalah seperti:
1. Mudahnya dalam penyajian data
Data-data seperti data karyawan, gaji, absensi, lembur, cuti, jadwal kerja hingga kasbon maupun pinjaman karyawan kini dapat disajikan dengan mudah menggunakan software.
Disini Anda sudah tidak perlu repot mengolah data lebih dulu menggunakan microsoft excel maupun spreadsheet.
2. Rekapitulasi absensi karyawan
Penggunaan software khusus penggajian karyawan juga akan memudahkan HRD dalam melakukan rekapitulasi data absensi karyawan.
Data seperti jumlah hari masuk kerja, cuti, lembur, ijin hingga sakit karyawan akan tercatat secara otomatis ke dalam software.
Data yang tersimpan rapi juga nantinya akan memudahkan pekerjaan HR dalam melakukan rekapitulasi data absensi yang dibutuhkan untuk koordinasi dengan divisi terkait.
3. Pembuatan formulir pajak
Seiring berkembangnya waktu, software penggajian juga dituntut untuk dapat menyediakan fitur khusus untuk pembuatan formulir pajak secara otomatis.
Pengguna nantinya akan dipermudah karena cukup mencetak formulir kemudian akan didistribusikan ke pihak terkait.
Baca Juga: Ten Hag Kembali Tegaskan, Ronaldo Tidak Dijual, Tetap di Old Trafford
4. Penyimpanan data yang lebih praktis dan aman
Semua data yang diinputkan ke dalam software juga secara otomatis akan tersimpan dengan rapi dan aman.
Tentu hal ini akan lebih baik dibandingkan cara manual dimana Anda harus menyiapkan data satu persatunya yang akan memakan banyak waktu, tenaga, pikiran hingga kertas.
Selain itu, data yang masih disimpan dalam arsip kertas juga rawan mengalami kerusakan bahkan hilang.
5. Lebih cepat dan efisien
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa pengelolaan dan penyajian data yang mudah tentu akan membuat perhitungan gaji dapat dilakukan secara cepat, akurat dan efektif.
Anda tidak perlu menghitunganya secara manual maupun menggunakan rumus yang rawan salah, cukup menginputkan komponen yang diperlukan maka software akan otomatis menghitungnya.
6. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
Setiap perusahaan baik kecil maupun besar tentunya mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda.
Perbedaan ini akan membuat fitur yang dibutuhkan pada payroll software ini berbeda pula, tentunya perusahaan besar dengan karyawan banyak akan membutuhkan fitur yang lebih kompleks.
Umumnya pengembang aplikasi dan software khusus untuk bisnis dapat menyediakan software yang dapat disesuaikan dengan kondisi bisnis Anda.
Bahkan Anda juga dapat meminta fitur khusus yang memang hanya diterapkan pada perusahaan Anda.
7. Adanya fitur Self Service
Penggunaan software juga akan mempunyai manfaat khusus untuk karyawan. Disini karyawan dapat mengakses detail informasi tentang gajinya baik gaji pokok, binus, waktu kerja dan lainnya dengan mudah.
Hal lainnya yang akan memudahkan karyawan adalah dalam hal pengajuan seperti halnya pengajuan klaim yang lebih mudah menggunakan software.
Nantinya pihak terkait hanya perlu menyetujui dan mencairkan klaim tersebut.
8. Mengotomatiskan perhitungan bonus dan insentif
Karena software akan terintegrasi dengan sistem lainnya di dalam bisnis perusahaan seperti halnya software absensi dan HRD membuat perhitungan bonus serta insentif dapat dilakukan secara otomatis.
Sebab software yang akan secara otomatis menghitung jam lembut maupun pencapaian karyawan dalam penggajiannya.
Baca Juga: Tiga Film Box Office Dapat Ditonton di Jaringan CGV, Mulai Horror, Science Fiction dan Detective ..
9. Perhitungan BPJS dan pajak
Pembayaran iuran BPJS dan perhitungan pajak yang masih dilakukan secara manual menggunakan microsoft excel tentunya akan rawan mengalami human error.
Terlebih lagi bila perusahaan sudah berskala besar dengan banyak karyawan di dalamnya.
Karenanya kini sudah banyak software khusus payroll yang menyertakan perhitungan iuran BPJS dan tagihan pajaknya secara otomatis.
10. Penggajian karyawan lebih mudah
Software juga akan memungkin pihak perusahaan mengatur timing penggajian sesuai dengan kebijakan yang berlaku sehingga penggajian dapat diproses lebih cepat dan tepat waktu.
Software juga memungkinkan untuk terhubung dengan payroll bank dengan adanya fitur “One Click Payment”.
11. Cloud Based Software
Manfaat lainnya dari penggunaan payroll software adalah sistemnya yang berbasis cloud, artinya semua sistem telah terhubung dengan penyimpanan online.
Dengan begitu Anda dapat mengaksesnya menggunakan gadget Anda dari mana saja dan kapan saja tentunya.
Tidak hanya itu, software juga akan secara otomatis terupdate dengan kebijakan baru seperti halnya pajak, iuran dan lainnya.
Sehingga software akan tetap sesuai dengan peraturan yang berlaku sebagai bentuk ketaatan perusahaan terhadap ketentuan dari pemerintah.
12. Memudahkan dalam pembuatan laporan
Dengan mudahnya dalam pengolahan dan penyajian data membuat bagian akuntansi dan personalia dapat membuat laporan yang dibutuhkan dengan cepat.
Laporan terkait payroll kini dapat diselesaikan secara cepat dan detail sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
13. Tidak membutuhkan pihak ketiga
Dengan penggunaan software juga akan mengintegrasikan serta menghubungkan banyak sistem dalam bisnis perusahaan terkait penggajian.
Dengan begitu akan meminimalisir kemungkinan terjadinya kesalahan komunikasi antara pihak HRD dan karyawan maupun pihak lainnya dalam hal pemberian gaji.
Baca Juga: Habib Rizieq Bebas
Tips Memilih Payroll Software Terbaik
Seiring dengan jumlah perusahaan yang meningkat tentunya membuat payroll software juga semakin banyak dibutuhkan.
Akan tetapi Anda juga harus tahu bahwa tidak semua software penggajian cocok untuk diterapkan pada perusahaan Anda.
Karenanya berikut ada beberapa tips khusus ketika Anda akan memilih sebuah software khusus untuk penggajian :
1. Desain yang simpel dan user friendly
Desain software yang simpel dan user friendly merupakan hal wajib yang harus Anda perhatikan ketika memilih sebuah software penggajian.
Tentu tujuan utama Anda menggunakan software adalah untuk memudahkan dalam perhitungan gaji karyawan.
Tentunya pastikan software mempunyai tampilan atau user interface yang simpel dan mudah dipahami.
Tampilan yang user friendly, bahasa yang mudah dipahami hingga navigasi yang mudah merupakan hal utama yang harus Anda perhatikan.
2. Fiturnya dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan
Fitur yang lengkap tentunya menjadi sebuah nilai tambah dari sebuah software, namun sebaiknya Anda memilih software yang fiturnya dapat dikustomisasi.
Dengan begitu Anda akan dapat dengan mudah menyesuai fitur software dengan kebutuhan perusahaan.
Tentu akan menjadi sebuah hal percuma bila banyak fitur di dalam software yang tidak terpakai pada akhirnya.
Selain itu fitur yang tidak terpakai juga akan membingungkan user dalam memakainya.
3. Perhitungannya akurat
Perhitungan gaji karyawan yang dilakukan secara manual terlebih bila data yang dihitung banyak menyebabkan rentan terjadinya human error.
Semakin banyak komponen yang masuk dalam perhitungan tentunya akan membutuhkan tingkat ketelitian yang semakin tinggi pula.
Perhitungan dengan cara manual tentunya akan sangat rentan mengalami human error. Karenanya pastikan untuk memilih payroll software yang mempunyai kalkulasi atau perhitungan yang akurat, sebab masalah gaji merupakan hal yang sensitif dalam sebuah perusahaan.
4. Keamanan data
Tips memilih payroll software selanjutnya adalah dari segi keamanan data perusahaan yang ada di dalamnya.
Data perusahaan seperti data karyawan dan keuangannya tentunya merupakan data yang bersifat rahasia.
Tentunya berbagai data tersebut tidak boleh diketahui oleh orang atau pihak yang tidak berkepentingan untuk menghindari penyalahgunaan data.
Karenanya disini pastikan software dikeluarkan oleh vendor atau pengembang terpercaya seperti halnya Mekari.
5. Dapat diupdate atau diperbaharui
Kebijakan maupun aturan terkait penggajian karyawan tentunya dapat berubah seiring berjalannya waktu.
Karenanya pastikan untuk memilih software yang dapat diupdate sesuai dengan kebijakan maupun aturan yang berlaku.
Dengan begitu Anda tidak perlu repot dalam menyesuaikan software dari waktu ke waktu.
6. Memiliki dukungan teknis dan layanan trial
Meskipun sebuah payroll software mempunyai fitur yang lengkap dan canggih, namun bukan berarti nantinya tidak ada kendala ketika menggunakannya.
Karenanya disini dibutuhkan dukungan teknis terkait penggunaan software, untuk itulah perlunya kita memilih pengembang yang berpengalaman dan terpercaya.
Selain itu, akan lebih baik bila sebuah pengembang menyediakan layanan trial software kepada calon kliennya.
Layanan ini akan membuat Anda mengetahui kekurangan serta kelebihan software serta cocok tidaknya bila diaplikasikan pada perusahaan Anda.
Anda juga dapat meminta fitur khusus yang mungkin dibutuhkan pada perusahaan.
Baca Juga: PSSI Masih Hitung-hitungan Pindah dari AFF ke EAFF, Kalau Jadi akan Lawan Tim-tim Hebat
Payroll Software Terbaik Talenta by Mekari
Dalam hal payroll software, Mekari merupakan salah satu pengembang yang ada di Indonesia.
Mekari merupakan pengembang yang telah berpengalaman dengan banyak kliennya dan tentunya sudah terpercaya.
Dapatkan info lengkap melalui website resmi mengenai payroll software Talenta by Mekari.
Software penggajian dari Talenta by Mekari ini diklaim dapat mempercepat proses penggajian perusahaan Anda hingga 93%.
Selain itu software dari Mekari ini juga dapat dihubungkan dengan payroll perbankan sehingga transfer gaji karyawan dapat dilakukan tepat waktu dan memudahkan dalam pemantauan.
Tidak hanya itu, transfer juga dapat dilakukan tanpa limitasi karena Anda cukup melakukan transfer ke 1 virtual account.
Nantinya payroll ini akan didistribusikan ke berbagai akun bank karyawan tanpa adanya biaya tambahan. Format laporan juga dapat dikustomasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dapatkan payroll software dan berbagai aplikasi bisnis lainnya dari Mekari yang infonya bisa Anda dapatkan melalui website resminya.
Dapatkan dukungan dari tim ahli Mekari yang sudah berpengalaman dan terpercaya untuk menangani berbagai masalah dalam penggunaan software atau aplikasinya.***